Auch beim Versenden von Grußkarten und Briefen gibt es einige formale Regeln zu beachten. Die Briefmarke bzw. Frankierung wird auf dem Umschlag immer rechts oben platziert, die Empfängeradresse steht darunter und der Absender links oben in der Ecke …
Die meisten dieser Standards sind uns längst in Fleisch und Blut übergegangen und wir setzen sie automatisch richtig um. Das erleichtert den Maschinen in den Briefzentren die Arbeit, spart Kosten und unsere Post erreicht schneller ihren Empfänger. Es gibt jedoch auch einige Normen, die in der Allgemeinheit nicht allzu bekannt sind und des Öfteren für Erstaunen sorgen.
Oder wussten Sie, dass das Porto für farbige Umschläge unter Umständen höher sein kann als das für die klassische weiße Variante?
Wir haben in unserem Hanra-Team den (Wissens-)Test gemacht und nennen Ihnen hier fünf Punkte, auf die Sie beim Verschicken von Grußkarten und Briefen achten sollten, und die auch in unserem Haus teilweise für Aha-Effekte sorgten …

1. Die Empfängeradresse

Ist doch klar, werden Sie denken: Die Adresse des Empfängers steht auf dem Briefumschlag immer unten rechts. So weit so gut. Aber wie genau man sie schreibt, darüber lässt sich streiten. Oder eigentlich auch nicht. Denn für die Gestaltung der Adresse auf Briefumschlägen gibt es DIN-Vorschriften, die eingehalten werden sollten, damit die Adress-Scanner in den Briefzentren optimal arbeiten können.
So lautet die korrekte Schreibweise an eine Hausanschrift etwa:

Wichtig hierbei ist:

• die Adresse wird linksbündig, in gleicher Schriftart und Schriftgröße geschrieben
• der Zeilenabstand bleibt gleich
• zwischen Straße und Stadt steht keine Leerzeile

Beim Versand an eine Postfachadresse entfällt die Angabe von Straße und Hausnummer. Statt Straße und Hausnummer wird die Postfachnummer angegeben. Die äußere Gestaltung ist analog zu der des Versandes an eine Hausanschrift. Groß- und Maxibriefe, Bücher- und Warensendungen können auch an eine Packstation versendet werden. Standardbriefe allerdings nicht.

2. Die Anrede „zu Händen“

Die Anrede „zu Händen Herrn/Frau …“ klingt höflich und zuvorkommend. Sie spricht einen ganz bestimmten Adressaten innerhalb eines Unternehmens direkt an, legt ihm den Brief also quasi in die Hände. Allerdings wirkt die Formulierung auch sehr altmodisch und wird deshalb heutzutage nicht mehr verwendet. Gängig ist mittlerweile die schlichte Formulierung des Akkusativs, wie zum Beispiel:
Klaus Hanfstingl Verlag GmbH
Herrn Matthias Hanfstingl

3. Die Gestaltung des Umschlages

Gerade bei der Geburtstags- oder Weihnachtspost, beim Versenden von Einladungen oder Dankeskarten sind individuell gestaltete Briefumschläge äußerst beliebt. Damit diese Sendungen von der Sortiermaschine gelesen werden können und den Empfänger zeitnah
und unkompliziert erreichen, gibt es jedoch auch hier einige Regeln zu beachten:

• Beschriften Sie nur die Vorderseite des Umschlages
• Vermeiden Sie Sticker, Klebezettel, Aufdrucke oder Zeichnungen, die der Briefmarke/Frankierung ähnlich sehen, sonst besteht Verwechslungsgefahr
• Der Bereich der Codierzone (150 x 15 mm am rechten unteren Rand) muss immer frei bleiben. Hier wird nach dem maschinellen Einlesen der Anschrift eine Strich-Codierung aufgedruckt, damit die Sendungen zielgerichtet sortiert werden können
• Briefe müssen biegsam sein, da sie mit Transportbändern und – rollen sortiert werden

4. Die Farbe des Umschlages

Bunte Umschläge wirken fröhlich, ungezwungen und symbolisieren meist einen freudigen Anlass für das Schreiben des Briefes oder der Grußkarte. So werden hellblaue oder rosafarbene Umschläge gerne für das Versenden von Geburtskarten verwendet, leuchtende Farben wie Grün, Gelb oder Orange bei Einladungen zu Festen und Partys, Silber oder Gold bei Hochzeits- oder Taufeinladungen. Generell ist die Farbwahl des Umschlages kein Problem bei der Versendung, wenn Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Schreiben oder drucken Sie die Empfängeradresse möglichst mit einem schwarzen Stift auf hellem, am besten weißem Untergrund. Gut eignen sich hier weiße Klebeetiketten.
• Verzichten Sie auf sehr dunkle Briefumschläge, etwa in Tannengrün, Bordeauxrot, Schwarz oder Nachtblau. Diese erschweren die Sortierung, da die Briefsortieranlagen dann nicht zwischen dem Strichcode und der Umschlagfarbe unterscheiden können.

Erfüllt ein Umschlag nicht die Anforderungen an Gestaltung und Farbe, muss der Brief von Hand sortiert werden. Dies hat einen höheren Aufwand und eine Verzögerung zur Folge. Aus dem Entgelt für einen Standardbrief (70 Cent) kann dann schnell das eines Kompaktbriefes (85 Cent) werden. Allerdings zeigt sich die Post hier zumeist kulant und vermeidet eine Nachfrankierung.

5. Die Versendung ins Ausland

Viele von uns verwenden es noch immer, wenn sie einen Brief ins Ausland schicken: das Länderkürzel vor der Postleitzahl. Denn was die wenigsten wissen: Die Angabe des Ländercodes (D-85632 oder A-2340, etc.) auf Briefen und Paketen wurde offiziell bereits am 1. September 1999 abgeschafft .
Warum? Die Vielzahl der weltweit unterschiedlich verwendeten Ländercodes (z. B. ESP und E für Spanien) führte aufgrund der automatisierten Anschriftenerkennung oft zu Problemen und damit zur Verzögerung bei der Zustellung.
Die richtige Schreibweise des Ziellandes lautet heute:

• in der letzten Zeile der Anschrift
• als ganzes Wort ausgeschrieben, nicht abgekürzt
• in Großbuchstaben
• Sprache: entweder in der jeweiligen Landessprache oder in Englisch

Ebenso wird bei Auslandsanschriften der Bestimmungsort großgeschrieben sowie nach Möglichkeit in der Sprache des Bestimmungslandes, z. B. FIRENZE statt Florenz. Versendet man also einen Brief aus dem Ausland nach Deutschland, lautet die richtige Schreibweise der Empfängeradresse wie folgt:
Klaus Hanfstingl Verlag GmbH
Herrn Matthias Hanfstingl
Breitenbachstraße 6
82538 GERETSRIED
DEUTSCHLAND oder GERMANY

FAZIT: Wenn Sie all diese Punkte beachtet und dazu noch das korrekte Porto ermittelt haben, steht einer schnellen Zustellung so gut wie nichts im Wege.

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